SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi produk, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.

Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event dan penyelenggara acara yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas launching company.

Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bisnis bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.

Memang biasanya panitia acara dan pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?

Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO atau perusahaan dagang ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Sejarah Event Organizer

Di Indonesia pola kerja EO yang bis disebut juga sebagai jasa pesta sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia acara pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara.

Sedangkan istilah Event Organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.

Perusahaan bisnis seperti EO sendiri adalah penyelenggara acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan team work solidity.

Sedangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut seperti event company, seminar perusahaan dan launching company lalu mengelolanya secara profesional.

Booming EO

Melihat tren marketing yang masih akan bertumpu pada paradigma kampanye yang soft, prospek bisnis EO (event Organizer) dalam beberapa tahun ke depan diperkirakan masih akan booming. Para pemilik merek lebih memilih marketing event ketimbang advertising untuk membangun brandnya di mata publik. Mereka mengunggulkan marketing event yang mereka yakini dapat membangkitkan emosi target audience dan memberikan kesan yang lebih mendalam kepada brand, sehingga dapat menciptakan brand loyalti. Tak heran, seiring dengan boomingnya tren perusahaan bisnis event, industri penyedia jasa penyelenggara event tumbuh subur di Indonesia.Jenis-jenis acaranya antara lain adalah launching product, seminar perusahaan dan acara pesta.

Perkembangan usaha event EO ini membawa berkah bagi peningkatan lapangan pekerjaan. Namun disisi lain, rendahnya entry barrier membuat industri ini menjadi rapuh (volatile) karena siapa saja bisa masuk, bahkan yang kompetisinya rendah sekalipun. Banyak persepsi yang mengatakan bahwa membuat EO tidak perlu modal besar, tetapi untung yang ditangguk cukup menjanjikan.

Menjamurnya perusahaan EO ini juga memicu terjadinya perang harga. Apalagi sejak akhir tahun 2006 aktivitas Below the line sudah menjadi pilihan favorit para pemilik merek. Itu sebabnya, demi memperoleh project sebuah event, tidak sedikit EO baru membanting harga. Begitu ketatnya persaingan sampai-sampai ada yang menawarkan konsep event agency fee minus 1%.

Para pelaku industri event agaknya menyadari hal ini sehingga dalam perjalanannya kemudian untuk memenangkan persaingan, banyak diantara mereka yang berusaha meng-up grade kompetensinya. Mereka mengekstensifikasi jasa pesta tidak sekadar menjadi eksekutor promotor melainkan menjadi konseptor event yang merangkap menjadi event management. Peningkatan kompetensi EO memang layak dilakukan mengingat persaingan juga semakin semarak oleh agensi-agensi asing yang masuk ke bisnis acara.

Ke depan, industri Eo akan sangat besar. Malah diperkirakan dalam tiga tahun ke depan setengah dari kue iklan akan dibelanjakan ke brand activation.

EO: Ide Kreatif Dan Inovasi

"Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren,pertunjukan musik yang indah" Pujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer".

Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas perusahaan bisnis EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita membutuhkan konsep event dan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang.

Dalam satu teamwork, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka.

Bekerja keras, karena panitia acara dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari "H" semua berjalan lancar.

Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kia bikin EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau bekerjasama dengan kita.Lewat proposal perusahaan yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka.

Membuat acara seminar yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promotion product, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya.